Formation Cycle certifiant Assistant(e) Secrétaire

Le métier d'assistant(e) et secrétaire

• Positionner son rôle d'assistant(e) et secrétaire dans l'organisation.
• Etre une force de proposition et se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
• Démarche et outils de base de la gestion de son activité : lister les activités et déterminer le degré de priorité.
• Définir efficacement ses priorités selon l'urgent et l'important.
• Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.
• Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique). Gérer l'agenda de son manager.
• Organiser les réunions et manifestations professionnelles.
• Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie.
• Faire passer un message avec diplomatie. Formuler une critique de manière constructive et savoir dire non.
• Gérer les tensions et les conflits.

Travaux pratiques
Test sur les capacités d'organisation. Identification des voleurs de temps et recherche de solutions. Elaboration de ses priorités ; construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion. Mises en situation sur cas de gestion de conflits.

Complément E-Learning

  Les principes clés de la communication

Classer utile, rapide, efficace

• Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
• Les engagements et les objectifs personnels de chacun.
• Rationaliser son espace de travail et réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.
• Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do list, carte conceptuelle.
• Organiser le classement sur ordinateur.
• Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers informatiques et utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
• Mettre en place un classement compréhensible par tous.
• L'archivage : gestion des documents, procédure de sécurité, contrôle des accès aux fichiers.
• Découvrir la GED.

Travaux pratiques
Difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place. Plan d'action : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour élaborer son plan de classement.

Complément E-Learning

  Diagnostiquer l’organisation de votre travail et de vos priorités

  Utiliser les outils pour mieux planifier son temps

  Maîtriser les perturbateurs

Communiquer efficacement par mail

• Définir son objectif de communication.
• Proposer un contenu synthétique.
• L'intention du message et la forme du message.
• Structurer ses messages et organiser ses idées en plan.
• Opter pour la bonne argumentation et hiérarchiser ses arguments.
• Adopter un style pertinent et créer des titres clairs et percutants.
• Privilégier les temps qui traduisent l'assertivité du rédacteur.
• Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible.
• Gérer sa messagerie : choisir judicieusement ses destinataires. Identifier le rôle de l'interlocuteur.
• Stocker efficacement ses mails. Créer des dossiers et sous-dossiers de classement.

Travaux pratiques
Définir des plans. Travailler des messages : sujet, objectif, structure, argumentaire. Rédaction de messages. Manipuler les titres, les locutions, les temps, le vocabulaire, etc. Mise en pratique des techniques d'optimisation de la messagerie et des communications par email.

Complément E-Learning

  Communiquer efficacement par mail

  Rédiger un mail efficace

Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion

• Qu'est-ce que la prise de notes ? Quels sont les rôles du compte rendu ?
• Prendre des notes efficacement. Identifier votre objectif : informer, expliquer... Comprendre l'intérêt de vos lecteurs.
• Pratiquer l'écoute active et sélective. Filtrer l'information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer.
• Cartes heuristiques en tant qu'outil principal pour la prise de note.
• Savoir abréger : constituer son système d'abréviations. Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations.
• Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs.
• Organiser les paragraphes. Ecrire un brouillon.
• Présenter (objet, ordre du jour, présents, etc.) le compte rendu.
• Rédiger les titres et sous-titres. Rédiger avec des phrases courtes et claires, en s'adaptant aux lecteurs.

Travaux pratiques
Simulation de réunions. Les participants prennent les notes associées et font une restitution au groupe. Débriefing collectif. Les participants réalisent le plan du compte rendu et font un premier brouillon qui sera progressivement transformé en compte rendu final.

Complément E-Learning

  Prise de notes efficace

Exploiter efficacement Word, Excel, PowerPoint, Outlook 2010

• Prise en main du poste de travail.
• Word : créer des documents professionnels.
• Excel : maîtriser les tableaux.
• PowerPoint : parfaire votre communication.
• Outlook : communiquer efficacement.

Travaux pratiques
Créer un document modèle. Insérer et présenter un tableau. Effectuer des calculs, trier et filtrer. Créer et modifier efficacement une présentation PowerPoint. Personnaliser l'affichage d'Outlook. Utiliser les outils de suivi des messages, les règles automatiques. Organiser l'agenda.

Présentation des épreuves

• Présentation du déroulement de la journée de certification.
• Prise de connaissance des documents et questions des participants.

Etudes de cas

• Etude de cas sur la réalisation de mails.
• Etude de cas sur la réalisation d'un plan de classement
• Etude de cas sur la réalisation d'un compte-rendu.
• Etude de cas sur la réalisation d'une présentation PowerPoint.

Mises en situation

• Préparation individuelle et simulation de deux entretiens avec l'examinateur sur la relation assistant(e) / manager .
• Préparation individuelle et simulation avec l'examinateur de deux entretiens sur la relation assistant(e) / collègue.