Formation Maîtriser les achats de frais généraux

Situer les achats indirects

• Les règles relatives à la fonction achat dans une organisation.
• L'organisation des achats et son impact en termes d'efficience.
• La place des achats indirects dans l'organisation.
• Les spécificités des principales familles de frais généraux.
• Focus: achats de nettoyage, accueil, espaces verts, fournitures, flotte de voitures, téléphonie, voyage...
• Les achats indirects et la politique RSO/RSE : déployer les achats responsables.

Exercice
Les participants réalisent la cartographie des frais généraux de leur organisation et procèdent à l'analyse des risques et opportunités

Analyser les besoins et les coûts

• Identifier les enjeux les plus importants et prioriser les familles.
• Préparer le cahier des charges technique et/ou fonctionnel.
• Calculer le coût global d'un produit ou service.
• Prendre en compte les exigences de la démarche achat responsable.

Exercice
Rédiger le cahier des charges pour l'achat d'une fourniture et pour l'achat d'une prestation.

Sélectionner les fournisseurs et prestataires

• Connaître les spécificités du marché et sélectionner les fournisseurs adaptés à ses besoins.
• Etablir une grille de consultation.
• Développer les relations avec les structures solidaires : IAE, ESS, ESAT.

Exercice
Identifier les critères de sélection d'un fournisseur et d'un prestataire

Sécuriser les contrats

• Connaître les différents types de contrats.
• Distinguer obligation de moyen et de résultat : les incidences en terme de responsabilité.
• Prévenir les risques liés à certaines prestations : délit de marchandage ou de prêt de main d'œuvre à but lucratif.
• Identifier les clauses contractuelles importantes.

Exercice
Rédiger les clauses d'achats d'une prestation.

Suivre la qualité de service

• Définir les indicateurs et assurer le suivi des fournisseurs.
• Piloter les gains économiques.
• Valider le niveau de service et la satisfaction client interne.
• Mettre en place une démarche d'amélioration continue.