Dématérialisation : cette inconnue du quotidien

Qui n’a jamais été confronté au tri de la pile interminable où s’amoncellent les documents en instance de classement ? Factures, relevés bancaires et même feuilles de paie, il est désormais possible de gérer de façon électronique tout type de document papier. C’est la dématérialisation

La problématique est la même du côté des entreprises qui doivent gérer au quotidien des milliers de factures, bons de commande et autres documents. Depuis plusieurs années, la tendance en France, est à l’augmentation croissante du nombre de projets de dématérialisation, aussi bien parmi les entreprises privées que parmi les collectivités. L’Etat n’est pas en reste avec la mise en place récente du progiciel Chorus, destiné à terme à faciliter les opérations comptables de l’administration publique.

Souvent méconnue du grand public, la dématérialisation n’a toutefois pas que des supporters et son utilisation dans la sphère publique inquiète. D’après un sondage [1] mené par Harris Interactive : 47% des Français jugent la dématérialisation des services publics trop importante et l’associent à de la déshumanisation.

Jérôme Bordier de la société Sealweb, expert en dématérialisation  et consultant-formateur chez Orsys, nous rassure : « Il est très peu probable que la dématérialisation s’impose. Elle se démocratise c’est vrai, et présente de nombreux avantages en termes d’efficacité, de productivité et de satisfaction client mais l’électronique ne va pas tout remplacer. Les craintes ne sont donc pas fondées. » Jérôme Bordier souligne en revanche l’importance d’une sensibilisation des entreprises et des citoyens car aujourd’hui les questions de la sécurité des contenus et de leur conservation sont totalement occultées. Comment savoir si dans cinq ans je serai en mesure d’éditer un relevé bancaire non sauvegardé ? Et quid si entre temps j’ai changé de banque ?

Bien penser son projet de dématérialisation

Du côté de l’entreprise il est important de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans un projet de dématérialisation. « On ne va pas tout dématérialiser en un jour » rappelle Jérôme Bordier. Les gains à l’arrivée sont certes nombreux mais il faut savoir accepter une période initiale d’investissement, puis une période progressive de déploiement où vont cohabiter le papier et l’électronique. Un chemin long mais nécessaire pour faire accepter le changement en interne, mais aussi auprès de ses utilisateurs, qu’ils soient clients ou fournisseurs.

L’entreprise doit aussi entrer dans une logique d’échange : pourquoi est-ce que je souhaite dématérialiser ? Quel est mon intérêt à le faire ? Mais surtout comment vais-je pouvoir le faire ? A cette dernière question, Jérôme Bordier répond par la nécessité de s’appuyer sur une équipe projet pluridisciplinaire capable de réunir les éléments techniques, humains et juridiques nécessaires à la mise en marche du projet et son adoption, et insiste sur le fait que 80% des budgets liés à des projets de dématérialisation sont consacrés à la conduite du changement.

Un changement long qu’il faudra bien préparer avec des équipes performantes et formées.


Formations associées :
Dématérialisation fiscale des factures
Dématérialisation des réponses aux appels d’offres publics
Usage et impact de la signature électronique
Vendre au secteur public

 

 

 

[1] « Les Français et la dématérialisation des services publics », Sondage Harris Interactive, 2011.

 
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Commentaires

Une réponse à Dématérialisation : cette inconnue du quotidien

  1. Merci pour cet article instructif. La dématérialisation est en effet une culture qui doit prendre tout le temps nécessaire pour s’homogénéiser avec les pratiques opérationnelles déjà adoptées. Ceci est vrai tant pour les particuliers que pour les organisations.

    Je vous invite à consulter cet article publié par une collègue et qui récence quelques aspects qui ne doivent pas être négligés lorsqu’un organisme envisage de passer à la dématérialisation: http://archiveyourdocs.com/reussir-la-mise-en-place-de-sa-ged

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