90 secondes pour SharePoint

Nous nous sommes donné 90 secondes pour vous expliquer SharePoint avec des mots simples et des exemples concrets.

En quelques années, SharePoint est devenu un outil capital dans l’organisation des données informelles. Depuis sa version novatrice de 2007, les entreprises ont commencé à connaître cet outil unique avec plus de 100 millions d’utilisateurs recensés dans le monde. La version 2010 a confirmé et renforcé son succès, aussi bien auprès de l’entreprise publique que privée. Ce dernier point est remarquable en soi car il confirme la pertinence du choix.

Pourtant, peut-être à cause de sa richesse fonctionnelle, vous avez pu percevoir SharePoint comme une grosse nébuleuse avec des paramètres disséminés un peu partout. Ou bien, vous vous demandez tout simplement : « Qu’est-ce que SharePoint et à quoi sert-il ? »

Vouloir définir SharePoint est périlleux comme toute tentative de définition.  C’est d’autant plus difficile que SharePoint 2010 n’est pas un produit mais une constellation de produits. Certains de ces produits s’installent sur votre poste client (le navigateur Internet et éventuellement la suite bureautique Office) ou sur un serveur. Ces derniers se déclinent en deux grandes catégories :

- les versions gratuites, SharePoint Foundation  que l’on peut télécharger directement à partir du site Microsoft .
– les versions payantes, SharePoint Server qui dispose de toutes les possibilités de SharePoint Foundation, avec de nombreuses autres fonctionnalités.

Produire des sites web simples et personnalisés
La première utilité de SharePoint Foundation est de produire des sites web très simplement grace aux modèles proposés par Microsoft. Une fois votre site web créé, vous pouvez aisément le personnaliser : ajouter du texte, des images, des vidéos mais aussi modifier les couleurs, la mise en page, le logo et bien d’autres choses encore !
L’intérêt de SharePoint est de pouvoir faire toutes ces manipulations grâce à de simples clics de souris adroitement placés à l’aide d’un navigateur Internet. Des personnalisations plus poussées peuvent être réalisées avec l’outil gratuit SharePoint Designer de Microsoft qui permet également de réaliser des flux de travail qui  « collent » aux besoins des utilisateurs.

Organiser, classer et partager ses dossiers
La création d’un site nécessite d’organiser et de classer le contenu numérique. SharePoint permet, un peu à l’image du disque dur, d’ajoutez progressivement des dossiers et sous-dossiers pour gérer vos fichiers. Plus vos fichiers deviennent nombreux, plus vous éprouvez le besoin de les organiser en les classant dans des dossiers différents pour constituer une arborescence.
Toutefois la comparaison s’arrête là. Grâce aux sites, SharePoint propose un classement des données numériques de façon thématique et non pas uniquement arborescente. Ainsi, vous pouvez regrouper dans un site du contenu aussi différent que des fichiers, un calendrier, une liste de contacts Outlook, etc.
‘Le site d’équipe’ très répandu, sert notamment à créer, organiser et partager rapidement des informations au sein d’une équipe, d’un service ou d’une direction de taille limitée.

C’est pour cette raison que certains qualifient SharePoint de « super-organiseur ».

Travailler plus intelligemment
SharePoint Foundation propose aussi une solution de gestion électronique des documents (GED) intégrée et simple pour stocker vos fichiers bureautiques et de gérer automatiquement leurs versions.
Bien d’autres usages sont possibles. Par exemple, plutôt que de transférer à 10 collègues un email avec une pièce jointe, celle-ci est déposée sur un site SharePoint accessible à votre groupe de travail.
Vous ajouterez un flux de travail (« workflow ») qui se déclenchera automatiquement à la création ou à la modification du document. Ce flux de travail demandera l’approbation du contenu du document avant sa publication.
Une fois que vous aurez configuré les alertes de la bibliothèque SharePoint, vos collègues recevront automatiquement un email les prévenant de l’ajout du fichier approuvé.

… les 90 secondes se sont écoulées !

 

A propos de Claude COUDERC

 Claude COUDERC est un consultant ORSYS certifié sur SharePoint 2010. Au sein de Cognitifs, Claude a aidé de très nombreux clients à mettre en œuvre avec succès Microsoft® SharePoint®.

Claude Couderc est aussi l’auteur d’un livre pratique sur SharePoint 2010 : http://t.co/wvQfWALK

Cognitifs est une société experte dans la valorisation du patrimoine informationnel des organisations : http://www.cognitifs.com 

 

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Commentaires

Une réponse à 90 secondes pour SharePoint

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