90 secondes pour SharePoint – 1/3

Reprise et mise à jour d’un article ORSYS

Avec Claude COUDERC *

90 secondes pour vous expliquer SharePoint avec des mots simples et des exemples concrets

En quelques années, SharePoint est devenu un outil capital dans l’organisation des données informelles. Depuis sa version novatrice de 2007, les entreprises ont commencé à connaître cet outil unique avec plus de 100 millions d’utilisateurs recensés dans le monde. Les dernières versions, SharePoint Online et SharePoint 2016, ont confirmé et renforcé son succès, aussi bien auprès de l’entreprise publique que privée. Ce dernier point est remarquable en soi car il confirme la pertinence du choix.

Pourtant, peut-être à cause de sa richesse fonctionnelle, vous avez pu percevoir SharePoint comme une grosse nébuleuse avec des paramètres disséminés un peu partout. Ou bien, vous vous demandez tout simplement : « Qu’est-ce que SharePoint et à quoi sert-il ? »

Vouloir définir SharePoint est périlleux comme toute tentative de définition.  C’est d’autant plus difficile que SharePoint n’est pas une solution mais une constellation de produits. Certains de ces produits s’installent sur votre poste client comme le navigateur Internet, la suite bureautique Office, InfoPath Designer, SharePoint Designer ou sur un serveur.

Le serveur peut être hébergé dans vos locaux ou dans le « cloud ». En effet, Microsoft propose la version SharePoint Online à travers son offre Office 365.

Produire des sites Web simples et personnalisés

La première utilité de SharePoint est de produire des sites Web très simplement grâce aux modèles proposés par Microsoft. Une fois votre site Web créé, vous pouvez aisément le personnaliser : ajouter du texte, des images, des vidéos mais aussi modifier les couleurs, la mise en page, le logo et bien d’autres choses encore !

L’intérêt de SharePoint est de pouvoir faire toutes ces manipulations grâce à de simples clics de souris adroitement placés à l’aide d’un navigateur Internet. Des personnalisations plus poussées peuvent être réalisées avec l’outil gratuit SharePoint Designer de Microsoft qui permet également de réaliser des flux de travail alignés sur les besoins métiers.

Organiser, classer et partager ses dossiers

La création d’un site nécessite d’organiser et de classer le contenu numérique. SharePoint permet, un peu à l’image du disque dur, d’ajouter progressivement des dossiers et sous-dossiers pour gérer vos fichiers. Plus vos fichiers deviennent nombreux, plus vous éprouvez le besoin de les organiser en les classant dans des dossiers différents pour constituer une arborescence.

Toutefois la comparaison s’arrête là. Grâce aux sites, SharePoint propose un classement des données numériques de façon thématique et non pas uniquement arborescente. Ainsi, vous pouvez regrouper dans un site du contenu aussi différent que des fichiers, un calendrier, une liste de contacts Outlook, etc.

‘Le site d’équipe’ très répandu, sert notamment à créer, organiser et partager rapidement des informations au sein d’une équipe, d’un service ou d’une direction de taille limitée.

C’est pour cette raison que certains qualifient SharePoint de « super-organiseur ».

Travailler plus intelligemment

SharePoint propose aussi une solution de gestion électronique des documents (GED) intégrée et simple pour stocker vos fichiers bureautiques et gérer automatiquement leurs versions.

Bien d’autres usages sont possibles. Par exemple, plutôt que de transférer à dix collègues un email avec une pièce jointe, celle-ci est déposée sur un site SharePoint accessible à votre groupe de travail.

Vous ajouterez un flux de travail (« workflow ») qui se déclenchera automatiquement à la création ou à la modification du document. Ce flux de travail demandera l’approbation du contenu du document avant sa publication.

Une fois que vous aurez configuré les alertes de la bibliothèque SharePoint, vos collègues recevront automatiquement un email les prévenant de l’ajout du fichier approuvé.

… les 90 secondes se sont écoulées !

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Formations SharePoint

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Claude COUDERC est un consultant ORSYS certifié sur SharePoint. Claude a aidé de très nombreux clients à mettre en œuvre avec succès Microsoft SharePoint et SharePoint Online.

Il est l’auteur de livres et vidéos sur Exchange, IIS et SharePoint. Il a aussi écrit plusieurs articles sur les produits Microsoft et la sécurité informatique : http://coudr.com/livres

 

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Commentaires

Une réponse à 90 secondes pour SharePoint – 1/3

  1. Jalale dit :

    Merci Claude pour toutes ces conseils !!!

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