Données administratives et comptables au service de la performance du secteur public


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Par Thierry Boutet*

La dispersion des données est une source de perte de temps lors de leur traitement. C’est également une source de perte d’argent et une zone de frustration. Les agents n’éprouvent aucune motivation à fournir des informations « en double » que leur manager n’utilise pas forcément.

Prenons un exemple concernant les méthodes et procédures

Trop souvent associé à un aspect réglementaire, le contrôle interne à l’instar du contrôle de gestion peut devenir un outil de pilotage. Les ressources utilisées pour contrôler la bonne exécution des procédures peuvent se mutualiser pour faciliter l’analyse des processus.

L’ensemble de ces informations serait utilisé par le service du contrôle de gestion, la paie, le service comptable, le gestionnaire du budget ainsi que la direction de l’organisation. On pourrait avoir alors à disposition une base unique. Simple mais précise, qui aiderait l’ensemble du management à piloter la performance.

Les outils de pilotage

Le nouveau directeur de l’établissement va vérifier la soutenabilité budgétaire, en termes d’équilibre budgétaire avec l’aide de la direction financière.

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En premier, il analyse l’historique des comptes en comparant les différentes évolutions des principaux postes de dépenses.

Ensuite, il prend en compte les estimations pluri annuelles en tenant compte des obligations du décret « Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) » concernant les prévisions pluriannuelles matérialisées par les Autorisations d’Engagements et les Crédits de Paiement (AE/CP).

Les informations fournies sont fiables et fidèles car l’établissement possède tous les outils de pilotage pour mesurer les risques inhérents au traitement des informations administratives et financières.

Les différents services suivants publient l’ensemble des outils de pilotage :

– le contrôle budgétaire : dont la mission est de vérifier la soutenabilité.

– le contrôle de gestion : qui permettra d’analyser le pourquoi de telle ou telle dépense.

– le service comptable : dont la gestion de trésorerie est le cheval de bataille.

– le service RH : qui a comme préoccupation première, l’adéquation des compétences individuelles en rapport des postes concernés.

Et la liste n’est pas exhaustive.

Le service des analyses financières

-dreaming-andy-fotolia_comMais pourquoi ne pourrait-il pas y avoir qu’un vivier où seraient regroupées toutes les informations qui alimenterait tous les agents et les managers ?

Ce vivier serait contrôlé par un service directement rattaché à la direction générale. Il ne pourra en aucun cas juger de l’opportunité des dépenses ni même de la qualité du management. Son rôle principal serait de valider les données (cohérence et sources).

Il ne remplacera pas les acteurs existants mais il sera un intermédiaire qui collectera, uniformisera et redistribuera les données. La confidentialité se respecte dans l’organisation des données, du contenu, des modifications éventuelles et des droits d’accès. Cette organisation permettrait de sécuriser la réalisation des tableaux de bord, normalisés par ce service de gestion des données.

Les missions de ce service seront :

– de contrôler les sources, en auditant les données des services fournisseurs « source » afin de vérifier la fiabilité des informations et ainsi de centraliser les demandes pour qu’elles ne soient pas redondantes mais qu’elles puissent être complémentaires.

– de répondre à des demandes ponctuelles, sur l’analyse des données, de la part des différentes directions.

– d’affecter des missions à des services opérationnels afin de sécuriser les saisies des données.

– d’être neutre quant à l’opportunité des montants de la base qui sont du ressort des directions opérationnelles.

L’outil de gestion des données : une solution pratique…

sush_io_En tant que formateur consultant et passionné par les systèmes d’information, j’ai développé, sous le logiciel Access®, une application, qui a été utilisée et expérimentée durant mes nombreuses journées de formations dispensées. J’ai pu saisir un grand nombre d’informations afin de les lier entre elles pour faire émerger des synergies.

A titre d’exemple, dans le cadre d’une mission d’audit, vous saisissez vos Tâches (principales, secondaires, comptables ou contrôle) puis vous les liez avec vos Fonctions et vos Acteurs. Vous pouvez ensuite effectuer des cotations pour établir des plannings de contrôle pour les futures missions des consultants.

De même, il est possible de bâtir des fiches de postes et les proposer au service des ressources humaines. Ces informations pourront également être utiles pour les assister dans le travail de gestion des carrières.

Et ce n’est qu’une partie des possibilités importantes offertes par le référencement et la centralisation de données disparates mais complémentaires. Vous pourrez également associer des notions de risques, des indicateurs et toutes autres informations que vous jugez utiles.

Et, « cerise sur le gâteau », à partir de la table des saisies des mouvements financiers (salaires, cotisations…), il est possible de calculer le montant de la masse salariale et de réaliser des prospectives salariales et financières à partir des éléments saisis préalablement.

Ces données vont se transformer en source d’information très utile pour aider à mesurer la performance de votre établissement. Mais ce n’est pas qu’un simple outil informatique, bien au contraire, il doit s’agir d’un référentiel pour structurer la profonde réorganisation du travail des administratifs.

La mise en place de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptabilité Publique)

Dans le cadre de cette réforme de l’organisation, de nombreux processus devront soit être revus, soit être modifiés ou bien être validés afin de rendre l’information comptable plus pertinente et rapide dans le respect de la fidélité de la présentation.

Il y aura une obligation de tenir une comptabilité des Autorisations d’Engagements pluriannuels ainsi que de valider le processus de la chaîne des dépenses. Cela va impliquer davantage le management qui devra justifier du comment les choses se font, mais aussi, à partager l’ensemble de ses outils de travail.

L’outil de collecte des données sera un soutien actif dans la conduite du changement des agents.

 

Boutet*Thierry BOUTET

Consultant-formateur en comptabilité publique et en gestion financière et système informatique. Ses domaines d’intervention sont : la gestion du processus budgétaire GBCP et de l’analyse financière, le contrôle interne budgétaire et comptable CIB et CIC, la gestion de la masse salariale et le contrôle de gestion. Titulaire d’un troisième cycle en management et contrôle de gestion. Il a exercé de nombreuses responsabilités dans plusieurs établissements et entreprises au sein de différentes fonctions. Il a notamment été Responsable ordonnancement, Directeur Administratif et Financier, Chef de projet informatique… En parallèle, il a mis en place des logiciels comptables et des systèmes de gestion de données.

Formations comptabilité publique

 

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