(Re)découvrez tout le potentiel de SharePoint Online (2/3) 2


Au-delà de la création d’intranet, SharePoint permet la gestion électronique de documents ou l’automatisation de flux de travail. Un potentiel qui s’exprime pleinement dans sa version Cloud.

SharePoint fait partie du paysage informatique de nombreuses entreprises, au même titre que d’autres applications de la suite Office de Microsoft comme le célèbre trio Word, Excel et PowerPoint. Ses débuts remontent à 1999 avec la naissance de Microsoft Dashboard dont il est le descendant direct. Depuis, cet outil dédié à la gestion de contenus n’a cessé d’évoluer notamment dans sa version Cloud, SharePoint Online.

Originellement, SharePoint est dédié à la création d’intranet pour organiser l’information au sein d’une équipe ou comme vecteur de communication interne. Mais les utilisations se sont, depuis, étendues. Consultant certifié SharePoint, auteur de nombreux livres sur le produit de Microsoft et formateur chez ORSYS, Claude Couderc* a suivi cette mutation au fil des années.

« Une fois passé le cap de l’intranet, SharePoint devient un système de Gestion Electronique de Documents (GED). La plateforme permet l’identification des métadonnées pour caractériser les documents et offre des possibilités de recherche beaucoup plus riches que l’arborescence sous Windows. »

Organiser les flux de travail

L’étape suivante, c’est l’organisation de flux de travail au sein de SharePoint. Microsoft a rendu cette fonction possible avec le lancement en 2013 de Workflow Manager, en réponse à des produits concurrents proposés par Nintex et K2 qui se greffent sur SharePoint. « SharePoint peut ainsi gérer des flux de travail alignés sur les processus métiers sans avoir à écrire une ligne de code », souligne Claude Couderc.

A ses yeux, les exemples de processus à automatiser ne manquent pas. C’est, par exemple, un département qualité qui met ses procédures en ligne, un service comptable qui utilise SharePoint pour l’émission de milliers de factures. Le parcours en entreprise d’un nouvel arrivant, la gestion des appels d’offres ou le traitement des commandes commerciales peuvent être également automatisés. « On est loin d’imaginer tout ce que l’outil peut apporter ».

Un intranet dans sa poche !

Un potentiel qui s’exprime pleinement dans la version en mode SaaS de l’outil. Claude Couderc observe d’ailleurs un véritable engouement ces dernières années pour SharePoint Online, une des briques d’Office 365. Les avantages du Cloud sont connus. L’entreprise n’a plus de logiciel à déployer et mettre à jour, de serveurs à gérer et sécuriser, de données à sauvegarder.

L’intérêt est aussi économique. Le système d’abonnement peut se révéler plus avantageux que la licence dite « perpétuelle ». Sur le plan comptable, on passe du mode Capex (dépense d’investissement) en mode Opex (dépense d’exploitation). A la différence du mode on-premise, l’abonnement n’est pas lié à une machine mais à un utilisateur.

Enfin, le Cloud ouvre la voie à la mobilité. Un utilisateur peut installer la solution sur cinq postes fixes (PC ou Mac) mais aussi cinq tablettes et cinq Smartphones sous iOS, Android ou Windows. Avec l’application mobile SharePoint, un employé a son intranet dans sa poche !

Les freins à la montée dans le nuage sont, eux, liés, à la sécurité, à la localisation des données. Certaines professions réglementées ou collectivités locales sont tenues légalement d’héberger leurs données dans leur propre infrastructure. Elles doivent alors se rabattre sur SharePoint 2013 ou 2016.

Freins ou pas, SharePoint, avec ses multiples atouts, s’impose de plus en plus dans le monde de l’entreprise.

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* Claude COUDERC est un consultant ORSYS certifié sur SharePoint. Claude a aidé de très nombreux clients à mettre en œuvre avec succès Microsoft SharePoint et SharePoint Online. Il est l’auteur de livres et vidéos sur Exchange, IIS et SharePoint. Il a aussi écrit plusieurs articles sur les produits Microsoft et la sécurité informatique : http://coudr.com/livres

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2 commentaires sur “(Re)découvrez tout le potentiel de SharePoint Online (2/3)

  • VILLAUME

    Nous avons un projet de changement de notre logiciel de gestion des procédures qualité qui est sur lotus notes.
    Quelle serait la difficulté à le mettre sur SharePoint online ( nous sommes Offic e365)
    Peut-on avoir une interface simple et conviviale tout en respectant les contraintes de workflow de validation

    • admin-carnets

      Bonjour Thierry,
      Notre expert nous a envoyé cette réponse pour vous :
      « La réponse de principe est positive. Il est techniquement possible de basculer les bases de données Lotus Notes vers SharePoint Online, comme de nombreux utilisateurs l’ont déjà fait. Il existe aussi des outils qui permettent de le faire comme par exemple ceux d’Avepoint ou Dell, tandis que d’autres utilisateurs préfèrent recréer leurs applications de zéro. Toutefois, la véritable difficulté n’est ni dans les outils, ni dans les capacités de SharePoint Online. Le problème majeur provient du changement de paradigme. Les outils, les interfaces, les habitudes, les philosophies mêmes sont très différents. Il est donc impossible de reproduire à l’identique, sous une contrainte de coût raisonnable, l’environnement que connaissent les utilisateurs de Lotus Notes. Pour atteindre cet objectif, y compris les contraintes de Workflow de validation (qui restent à définir précisément), outre un accompagnement de rigueur, la démarche nécessite la connaissance des principes de base de la conception SharePoint Online, ainsi que les outils à l’usage des utilisateurs comme les Workflows avec SharePoint Designer, les formulaires avec InfoPath Designer ou PowerApps, ainsi qu’éventuellement le Gestionnaire de conception SharePoint Online. »
      En espérant avoir pu vous aider.
      Excellente journée à vous