Le cahier des charges : has-been ou retour aux basiques ? (1/2)


Au moment où on nous parle de Design Sprint, de travail en mode projet*…, chez ORSYS, l’une des formations les plus demandées en Gestion de Projet demeure « le cahier des charges » . Pourquoi ? Les services ne changent-ils pas leurs méthodes de travail ? Les organisations ne passent-elles toujours pas au « tempo » digital ? Et si tout simplement le cahier des charges restait le document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d’œuvre par le maître d’ouvrage et donc toujours nécessaire à une mission, outil de base et garde-fou pour chacun ?

Xavier Roudaut**, expert ORSYS, vous décrypte les principes et les enjeux de rédaction d’un cahier des charges et nous en rappelle les fondamentaux.

Quels sont les bénéfices de la rédaction d’un cahier des charges ?

En premier lieu, le cahier des charges est un outil de gestion de projet. Il sert à :

– Identifier l’objet du projet.

– Retranscrire les fonctions et les exigences ainsi que les contraintes de toutes les parties prenantes.

– Indiquer les contraintes du projet : délais, livrables, etc.

Mais outre ses aspects les plus fondamentaux, un cahier des charges bien mené apporte plusieurs bénéfices directs à l’entreprise, aux parties prenantes autant qu’à la mission :

Garde-fou : couchés sur papier, les contraintes et les besoins se concrétisent. Ils deviennent des clauses de contrat à respecter.

Cohésion d’équipe renforcée : elle est favorisée par le processus de rédaction du cahier des charges (CDC), celui-ci nécessitant la participation et l’investissement de tous les intervenants.

Meilleure compréhension des différents rôles : le fait que chacun puisse notifier ses contraintes et ses exigences permet une meilleure compréhension des besoins de tout le monde par tous.

Organisation et process optimisés : établir une procédure et des sous-ensembles d’objectifs via ce cahier des charges est une feuille de route à laquelle chaque collaborateur peut se référer. En étant structuré par sous-parties, il permet aussi des validations régulières qui favorisent l’avancement du projet.

Outil important de la mission, le cahier des charges comporte aussi un certain nombre de freins :

Long et lourd : il monopolise beaucoup de monde et oblige donc à de nombreux aller-retour qui retardent le projet mais aussi qui démotivent les intervenants.

Investissement important : il nécessite beaucoup de disponibilité afin d’éviter les retards de lancement.

Complexe : il se doit d’être le plus exhaustif possible et demande donc un investissement important de tous et demande la validation de toutes les parties.

Equilibre : il doit trouver le juste milieu entre trop de contenu et pas assez tout en étant le plus complet possible.

Comment rédiger un CDC ?

Il sera le socle de votre projet, le document auquel tout le monde se réfèrera.

Il se doit donc d’être le plus clair possible et nécessite une méthodologie.

Définir le type de CDC : on distingue différents types de cahier des charges : conceptuel, fonctionnel, technique, etc.

Mais il existe aussi un cahier des charges générique qui concentre essentiellement les études de besoins, les analyses fonctionnelles, les exigences et la liste des parties prenantes.

Définir les différents intervenants : c’est un choix de la direction qui doit s’inscrire dans une stratégie d’avancement. Pour répondre à cet objectif, les collaborateurs doivent être SVP (= Savoir, Pouvoir, Vouloir). Cela signifie avoir une connaissance du problème et du domaine, se rendre disponible et être motivé.

Définir les objectifs : il s’agira de se poser les questions suivantes d’emblée :

– A qui le système rend service ?

– Sur quoi le système agit-il ?

Ce qui amène à trouver la réponse à « Dans quel but ? »

Définir son ossature : sous forme de document, un cahier des charges se détermine par son sommaire. C’est lui qui indiquera les sous-ensembles et les différents objectifs et missions du projet. Il fait apparaître tous les points à aborder et qui seront déterminants : intervenants, contexte, objectifs, analyse de l’existant, expression des besoins (fonctionnels et non fonctionnels), les contraintes (budget, coût, délais), processus (planification, documentation, responsabilités) et pour les CDC techniques, l’environnement technique, les composants, les fonctionnalités à développer, etc.

Synthétiser les besoins et les contraintes de tous : le cahier des charges répond aux besoins de toute l’équipe de production : des gens terrain à la direction. Il permet de positionner les contributeurs sur la démarche : rôle et attente.

Définir les outils nécessaires : parmi les outils les plus utilisés, on trouve :

  • Pour les interviews : FreeMind, MindJet et XMind. Ils font tous appel au principe du Mind Mapping, brainstorming, Ishikawa, CQQCOQP.
  • Pour le maquettage : balsamiq mockup…
  • Pour la modélisation UML : MagicDraw, StarUML, etc.
  • Des cahiers des charges « types » sont proposés sous forme de modèles :
  • Afnor : X50-151
  • Volere
  • IEEE

Alors le cahier des charges, dépassé ou toujours utile ?

Dans un monde professionnel où on peut se retrouver à travailler sans cadre, sans objectif, sans communication du tout alors oui, en tant qu’outil organisationnel et prévisionnel, le cahier des charges demeure une des bases indispensables de tout projet mêlant différents acteurs et pour un projet qui se construit dans le temps.

Formations associées :

Concevoir un cahier des charges : ateliers ludiques et jeux de rôles

Réaliser un cahier des charges

Rédiger un cahier des charges technique et fonctionnel

Gestion de projet, les fondamentaux

Domaines associés :

Gestion de projets

Gestion de projets, MOA

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**Ingénieur informatique et consultant en conduite et direction de projets, concepteur-développeur de bases de données. Il est aussi formateur depuis plus de 15 ans.

 

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