Doper SharePoint avec PowerApps et Microsoft Flow ? (3/3)


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Lancés récemment par Microsoft, ces nouveaux outils de création d’applications et d’automatisation de processus peuvent remplir un certain nombre de services chez les utilisateurs de SharePoint. Explications d’un expert.

 

Le 31 octobre dernier, Microsoft annonçait, dans un billet de blog, les versions finales de PowerApps et de Flow et leur intégration dans SharePoint. Une annonce passée un peu inaperçue mais pourtant riche en conséquences. Commençons par PowerApps, un outil de création d’applications web ou mobiles (Windows, iOS et Android) ne nécessitant aucune connaissance en développement. Il est appelé à remplacer InfoPath Services sur SharePoint on line même si le support de celui-ci, qui devait être arrêté en 2023, a finalement été prolongé jusqu’en 2026.

Pour Claude Couderc*, consultant certifié SharePoint, auteur de nombreux livres sur SharePoint et formateur chez ORSYS, PowerApps est particulièrement bien adapté à la création de formulaire en partant d’une liste SharePoint. « En quelques clics, il est possible d’apporter une apparence très professionnelle à un formulaire en ajoutant des boutons, ou des éléments de navigation ». Son environnement de design permet de visualiser en temps réel le résultat final. « Il suffit de déposer les outils que l’on souhaite intégrer. Pour une application mobile, il est possible d’interagir avec la caméra et le GPS du Smartphone, de gérer le stylet. »

Des profils d’administrateurs SharePoint, pas toujours à l’aise avec le code, mais aussi des correspondants dans les directions métiers s’approprieront rapidement l’outil. PowerApps, Pour Claude Couderc, peut favoriser la venue des utilisateurs dans l’environnement collaboratif SharePoint en leur permettant de rendre la présentation des contenus plus « sexy » grâce à un simple navigateur web.

Meilleure restitution des données

Par ailleurs, PowerApps améliore la restitution de données. « Un de mes clients cherchait à migrer des données externes vers SharePoint, il peut maintenant le faire avec cet outil. » PowerApps se connecte, de fait, aux différentes bases de données – SQL Server bien sûr mais aussi les SGBD indépendants de Microsoft – ainsi qu’à de multiples sources comme un fil de tweets, des données dans Facebook ou Mailchimp, des enregistrements dans CRM Dynamics ou Salesforce, des fichiers Excel… Via des APIs personnalisées, PowerApps peut aussi interroger Office 365, Microsoft Translator ou Google Drive.

Si PowerApps couvre probablement 95 % des usages de ses clients, la solution peut encore s’améliorer selon Claude Couderc. En particulier, pour que PowerApps soit iso-fonctionnel avec InfoPath, il devrait aussi offrir la possibilité d’intégrer du code personnalisé afin de pouvoir s’aligner aux mieux avec les besoins métiers.

Automatiser vos tâches

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Autre outil, autre usage. A l’image des solutions IFTTT (If This Then That) ou Zapier, Microsoft Flow vise à automatiser des tâches ou des processus, en décloisonnant les services et en créant des passerelles entre eux, via des flux.

Cet outil peut remplir quatre grandes fonctions. Tout d’abord, la notification. Une alerte est déclenchée quand un dossier est chargé sur un site SharePoint. Deuxièmement. Flow permet la synchronisation de fichiers dans des environnements hétérogènes (Dropbox et SharePoint, par exemple). Il assure aussi la collecte d’informations issues des sources différentes. Par exemple, des contacts MailChimp versés dans SharePoint. Enfin, il gère l’approbation automatisée de documents, en déterminant le circuit suivi en amont de la publication.

De la même manière que PowerApps, « Flow propose un studio de design où il suffit d’ajouter et déplacer des boîtes pour créer un flux ». Microsoft propose aussi des modèles prêts à l’emploi créés par lui-même ou par des éditeurs tiers.

Les cas d’usage sont très nombreux. Flow permet d’édicter des règles de type : quand un message est posté sur tel groupe Yammer, il est également enregistré sur SharePoint. Ou bien tout nouveau contact sous MailChimp est ajouté à une liste SharePoint. Ou encore notifier sur SharePoint qu’une vidéo de votre entreprise a été chargée dans YouTube. Flow se connecte à 140 sources de données : Slack, Facebook, CRM Dynamics, Eventbrite, GitHub, Gmail….

Pour autant, si Microsoft veut remplacer les workflows de SharePoint Designer par Flow, il a encore du travail devant lui selon Claude Couderc. « Les deux outils ne sont pas comparables. Actuellement, Flow couvre moins de 20 % des usages de SharePoint Designer pour les flux de travail chez mes clients. Par exemple, il manque la possibilité de faire nativement une élévation de privilèges. »

SharePoint Designer repose aussi sur tout un écosystème

Des éditeurs tiers comme Infowise, Pentalogic, Bamboo Solutions, AvePoint ou Nintex proposent des add-ons. Si Microsoft propose des outils, des APIs, les entreprises qui ont besoin très précis vont chercher des solutions du marché.

 

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Formateur ORSYS

Claude Couderc

 

* Consultant ORSYS certifié sur SharePoint. Claude a aidé de très nombreux clients à mettre en œuvre avec succès Microsoft SharePoint et SharePoint Online. Il est l’auteur de livres et vidéos sur Exchange, IIS et SharePoint. Il a aussi écrit plusieurs articles sur les produits Microsoft et la sécurité informatique : http://coudr.com/livres.

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