LES CHRONIQUES RH ORSYS – n°5 : la charte Internet et réseaux sociaux


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LES CHRONIQUES RH ORSYS – n°5 : la charte Internet et réseaux sociaux

“Prêts pour une DRH bienveillante ?”

Par notre expert RH Nathalie Olivier

 

LES CHRONIQUES RH ORSYS – n°5 :

La charte Internet et réseaux sociaux 

 

De quoi parle-t-on ?

Tout ce qui passe par la toile engage celui qui l’a inscrit ! Chacun est donc responsable de ses écrits, qui doivent être irréprochables et éthiques (confidentialité, respect, droits d’auteurs…).

Ainsi, les entreprises sont amenées à mettre en place des chartes Internet et des réseaux sociaux, afin :

  • d’attirer l’attention de chacun sur ses responsabilités
  • de résumer les droits et les obligations des collaborateurs
  • d’éviter les problèmes, voire les abus, pour toutes les parties prenantes
  • de clarifier les règles de déontologie et de sécurité des systèmes d’information de l’informatique, des réseaux de l’entreprise et des médias sociaux utilisés par les collaborateurs. C’est un document officiel.

Chaque salarié en poste ou embauché lit et signe cette charte. Elle peut être un simple avenant au contrat, un document indépendant ou annexé au règlement intérieur. Surtout si les obligations inscrites parlent des sanctions prévues en cas de non-respect de la charte.

C’est le résultat d’un travail de groupe et de validations successives dont la propriété revient à l’entreprise qui l’a créé. Ainsi, le chef d’établissement consulte ses collaborateurs ou leurs représentants sur le projet d’introduction et l’introduction de nouvelles technologies. Et ce, pour tout ce qui concerne leurs conséquences sur la sécurité et la santé des salariés.

Des exemples / des modèles

Les grandes lignes de la charte Internet et des réseaux sociaux

Préambule

 

Propre à chaque entreprise, il explique l’idée de préserver le système d’information en toute transparence et dans le respect des droits et libertés de chacun.
Généralités

 

Son objet
Sa nature
Son champ d’application
Son administrateur
Protection du système d’information

 

L’accès sécurisé au réseau
Les sauvegardes
Les pare-feux
Le contrôle et la maintenance de l’administrateur
L’introduction de nouveaux matériels et logiciels
Le non-respect de ces dispositions
Messagerie

 

Les messages électroniques et pouvoirs internes
Le contenu des messages électroniques
La protection des informations
Le format et la taille des messages électroniques
Les règles de conservation de la messagerie
L’utilisation privée de la messagerie
Navigation sur le Web

 

Le navigateur
La participation à des forums
La participation à des blogs
Le téléchargement de logiciels ou d’œuvres protégées
La consultation de sites illicites
La consultation d’Internet à des fins privées
Le contrôle de l’usage
Intranet

 

Sa mise en place et son fonctionnement
Les données nominatives et personnelles
Place du comité d’entreprise, des délégués syndicaux, de l’affichage, des sanctions…

 

Les outils d’information mis à disposition
Les règles de communication
Les sanctions
Les règles de procédure
Utilisation des réseaux sociaux Ce qui est approprié et ce qui ne l’est pas
Communication sur les réseaux sociaux Les autorisations
Les blocages (optionnel : si blocage, l’expliquer)
Propriété intellectuelle La protection des données
Ce qui peut être partagé ou non
Utilisation personnelle ou professionnelle La distinction à faire sur les profils créés
Le partage d’information
Accès et utilisation des réseaux sociaux Le temps d’utilisation hebdomadaire
Comment se connecter en cas de déplacement
Date d’entrée en vigueur de la Charte Datée et signée par l’employeur et tous les collaborateurs

 

Une histoire

LES CHRONIQUES RH ORSYS – n°5

Dans une entreprise francilienne de conseil en informatique – avec une population sédentaire et une population nomade – il a été décidé de mettre à jour leur Charte Internet. Et donc d’y inclure la Charte des réseaux sociaux.

Afin d’avoir la Charte la plus pertinente, elle a été construite en mode projet, avec des représentants de toutes les populations.

Pour davantage de lisibilité, ils ont fait appel à un graphiste. La charte présentait, sous forme de BD, concrètement ce qu’il faut faire ou non sur les réseaux sociaux. Cette Charte Internet est acceptée depuis de nombreuses années.

 

Exemples de choses à faire ou non sur les réseaux sociaux

A faire A ne pas faire
Mettre une photo professionnelle Poster avec un avatar ou mettre une photo de vacances
Partager du contenu respectueux, des informations non confidentielles Publier du contenu dénigrant l’entreprise, un collaborateur, un client…
Apporter des réponses dans les discussions des forums techniques portant sur l’entreprise, lorsque vous êtes un expert dans le domaine, et révéler votre relation à ladite entreprise. Communiquer de manière anonyme sur un forum concernant les produits ou les services de l’entreprise.
Créer des profils différents : un personnel, un professionnel Raconter sa vie personnelle sur un profil professionnel
Tweeter sur votre contribution dans l’aide au lancement de nouvelles technologies de l’entreprise. Tweeter sur des produits ou services non annoncés ou d’autres informations protégées.
Clarifier des désinformations sur l’entreprise dans un fil de commentaires. Attaquer les concurrents de l’entreprise en ligne ou leur envoyer des spams.
Ecrire d’une manière vivante et intéressante, que vous aimeriez vous-même lire Utiliser un langage que les autres pourraient trouver désobligeant ou profane.
Etre présent sur les réseaux sociaux de façon raisonnable (maximum 5H/semaine sur les horaires de travail) Passer ses journées sur les réseaux sociaux au risque d’être atteint de nomophobie
Devenir l’ambassadeur des offres d’emploi ; les relayer, mettre des commentaires si vous connaissez le poste… Lors d’un recrutement, décourager un candidat
En déplacement, utiliser les accès sécurisés et sécuriser les données par des mots de passe En déplacement, utiliser les points d’accès non sécurisés comme les hotspots Wifi

Bénéfices

Par conséquent, l’utilisation des réseaux sociaux devient responsable. Chacun sait ce qu’il peut faire ou non. Et sans culpabiliser lorsqu’il est sur ses réseaux sociaux. Tout en veillant à la sécurité des données, avec intelligence et bienveillance !

 

Question miroir

Et vous ? Maîtrisez-vous toutes les données qui circulent sur la toile concernant votre entreprise ?

 

 

Nathalie OLIVIER

*Nathalie Olivier

Ressources Humaines pour les PME

Depuis 2004, elle est consultante et formatrice RH indépendante. Ses domaines de compétence sont le conseil, la formation en droit social, le recrutement, la gestion de personnel, la GPEC, la mise en conformité, la charte Internet… Elle est titulaire d’une maîtrise Ressources Humaines à l’I.G.S. et auteure, entre autres, d’un guide sur les obligations légales des employeurs dans les PME paru chez Dunod, du Kit RH pour PME, « Je veux être heureux au travail » et les guides « Super recruteur » et « Super candidat » édités chez Eyrolles. Et en 2016 :

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