Le multiprojets : comment je gère ?


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Le multiprojets : comment je gère ?

Se trouver sur plusieurs fronts à la fois lors de ses missions en entreprise est quelque chose que l’on est amené à rencontrer de façon moins marginale. Mais comment anticiper ces charges de travail supplémentaires ? Comment faire face aux difficultés que l’on rencontre ? Comment faire de la gestion multiprojets ? Donia Dhaouadi*, experte ORSYS nous en parle.

La polyvalence et le multiprojets en entreprise

En mettant en place des projets toujours plus importants et qui s’inscrivent toujours plus dans la globalité de leur stratégie, les entreprises voient naître davantage de projets transverses. Dans le même temps, en cherchant à limiter les coûts et donc les recrutements, elles imposent des charges de travail supplémentaires à leurs collaborateurs. Ils se voient donc attribuer les projets de plus en plus de missions.

Importantes et chronophages, ces tâches supplémentaires ont donc un impact direct sur la performance et la productivité de l’entreprise. En effet, moins le collaborateur a de temps ou d’outils pour mener à bien ses missions, moins les missions répondront efficacement aux demandes et aux besoins de l’entreprise.  C’est dans cette optique que l’on envisage la création d’un bureau de projets.

Il devient donc important pour le manager de concevoir sa gestion de projet différemment. Il s’agit pour lui de différencier la gestion des tâches quotidiennes (répétitives) de la gestion des projets. Le management doit alors muer vers le leadership. Le manager doit adapter son management en challengeant ses équipes (on parle alors de management délégatif). Il doit également prendre en compte le fait qu’un projet transverse exige un process qui change. Mais il doit aussi tenir compte des contraintes et des impératifs de chacun des services concernés.

Organiser la gestion multiprojets

Le rôle du chef de projets

Si l’on prend bien en compte l’importance de tous les services concernés, ainsi que celle de chaque collaborateur actif au sein du projet, la nécessité d’un pouvoir centralisateur est évidente.

Ce sera le rôle du chef de projets. Il répondra à des principes fondamentaux pour coordonner au mieux toutes les parties prenantes du projet.

– Communiquer des objectifs clairs et précis, partagés par tous.

– Mettre en place un master plan.

– Mettre à disposition des outils de communication, partage… : Trello, Basecamp, MindManager…

– Centraliser les doléances et les solutions.

– Chapeauter l’ensemble des managers concernés par le projet.

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Le multiprojets : comment je gère ?

Le rôle du PMO

Pour faciliter la gestion de plusieurs projets à la fois (comme c’est le cas dans beaucoup d’entreprises), on peut mettre en place un bureau de gestion de projet : le PMO (Project Management Office). Il sera un support pour les différents chefs de projet, la centralisation de leurs propres besoins et contraintes par projets et sera surtout une force de proposition en matière d’outils, de méthodes et de planification. Toutefois, il n’est pas dans son rôle d’intervenir au sein d’un projet en lui-même.

En d’autres termes, le chef de projet est celui qui consolide le projet quand le PMO est celui qui consolide le multiprojets. Il est celui qui rend des comptes mais aussi celui qui peut demander des comptes et des solutions aux différents managers.

La compétence la plus essentielle pour démarrer la gestion multiprojets est de savoir déjà gérer un seul projet à la fois. Il n’y a donc pas de secret à la gestion mutliprojets. Il faut comprendre la gestion multiprojets comme la gestion de différents projets individuels au sein d’un projet qui les réunit. Elle se construit donc en suivant les mêmes étapes qu’une gestion de projet classique :

– Comprendre la commande.

– Planifier. C’est le plus long. Il faut établir un plan d’action et planifier pour chacun des projets compris dans le projet global.

– Exécution.

– Surveillance. C’est le suivi de projets. Il se fait via des comités de pilotage, des comptes rendus, des réunions…

– Clôture.

Gérer et animer en mode multiprojets

Là encore, le chef de projet tient compte d’éléments fondamentaux dans la construction de projet et dans le management. Et avant d’entreprendre toute chose, le PMO doit bien garder à l’esprit qu’il ne faut pas tomber dans le piège ultime de la gestion multiprojets : vouloir le planifier dans son ensemble alors qu’il faut planifier séparément chacun des projets qui le composent.

Pas toujours simple du fait des nombreux intervenants, la gestion multiprojets peut confronter le chef de projet à des difficultés et des réaménagements.

Gérer les changements :

cela se fait dans le cadre de la surveillance. Le bureau de projet et le chef de projet sont là pour veiller au bon déroulement des missions. C’est donc là que s’opèrent les ajustements et/ou réajustements du projet. Selon les bilans, les réunions ou les remarques faites par les collaborateurs. Mais pour une bonne gestion de ces changements, le chef de projet doit impérativement reprendre la planification en main pour d’éventuels contretemps, retards etc. C’est à lui de garder en tête qu’un congé, un retard sur un élément, un document manquant… peut avoir un impact important sur l’ensemble du projet (un collaborateur en vacances, un surcoût…)

Motiver les équipes et les collaborateurs.

C’est un peu le « nerf de la guerre » pour un PMO. La motivation n’est pas toujours simple à garder mais elle passe par des éléments clés comme un plan de communication défini et auquel on se tient, des teams buildings, donner du sens aux actions, responsabiliser les collaborateurs, leur faire savoir où en est le projet, expliquer chaque étape etc.

Devoir gérer des personnalités et des situations difficiles.

Dans le cadre de collaborateurs récalcitrants ou peu impliqués, la gestion du conflit se fait en RH. En revanche, pour les situations difficiles, c’est bien le rôle du chef de bureau de projet de se positionner en leader et de régler les problèmes en mettant en place, par exemple, une cellule de crise…

Si la gestion multiprojets nécessite de savoir gérer un projet pour en gérer plusieurs à la fois, il n’est pas évident qu’elle soit suffisante. Un des rôles de l’entreprise est donc aussi d’établir des process qui donnent les moyens d’absorber ces nouvelles charges de travail.

 

Liens vers formations

Maîtriser la gestion multiprojets

Maîtriser les coûts et les risques des projets

Communiquer efficacement pour réussir ses projets

Organiser le travail de son équipe

 

DHAOUADI Donia - Intervenante ORSYS

DHAOUADI Donia

  • *Consultante – formatrice dotée de 16 années d’expérience d’encadrement, principalement dans le secteur public, dont 15 ans en gestion de projets. Elle est certifiée PMP® depuis 2006. Directrice de la Stratégie, des Ressources et du patrimoine au sein d’un O.P.H, ses missions englobent : le conseil en stratégie d’entreprise, la gestion et mise en place d’un portefeuille de projet, la
    direction et l’animation de projets (changement d’ERP, mise en place d’une CRM, changements organisationnels…), le management d’équipes pluridisciplinaires, la gestion du changement et sa mise en œuvre organisationnelle. De plus, elle assure l’animation de formations sur la gestion de projets (fondamentaux, sessions spécifiques et adaptées, formations certifiantes).

 

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