Archives mensuelles : février 2013

Je voudrais bien mais je n’ai pas le temps ! Quelques trucs et astuces pour mieux gérer votre temps.

« Si tu connaissais le Temps aussi bien que moi […], tu ne parlerais pas de le perdre. Le Temps est un être vivant. » Lewis Carroll

 Anne-Marie Delmar, consultante, coach et formatrice Orsys, a travaillé durant plusieurs années à des postes clés de la communication et du management en entreprise. Elle est aujourd’hui spécialisée dans le développement personnel et le leadership.

 

Il nous semble souvent que tout s’accélère, soit à cause de l’accumulation des tâches par manque d’effectifs, soit par la valorisation du « multitâche », ou encore l’apparition de nouvelles technologies. A tel point que dans nos sociétés occidentales, la vitesse elle-même est devenue une valeur. Voici quelques problématiques fréquentes et des solutions simples et efficaces à mettre en œuvre :

La gestion des interruptions

Il est important de ne pas se laisser interrompre facilement ; en effet il faut plus de temps pour effectuer une tâche si on la fait en plusieurs temps que si on la fait en une fois : on estime que la déperdition de temps peut aller jusqu’à 30% quand on est interrompu; le cerveau a besoin de temps pour changer de sujet, dans un sens, puis dans l’autre lorsque l’on revient à la tâche originelle. Toutefois, varier les activités est stimulant et planifier son agenda de façon à ne pas le rendre monotone est essentiel. Ainsi, il est conseillé de ne pas regrouper toutes les tâches « rébarbatives » en même temps ; il est utile aussi de respecter ses biorythmes…. Par ailleurs, la notion valorisée actuelle du profil « multitâches » est une illusion, de nombreuses études ont prouvé que la concentration était diminuée ; la productivité moindre et la rétention minimale; en résumé, moins performant et plus fatigant.

La distinction entre importance et urgence

Il est important de savoir distinguer l’urgence de l’importance et ainsi mieux prioriser ses tâches. Les bonnes questions à se poser pour déterminer l’importance d’une tâche sont : «Quelle contribution cela apporte à mes objectifs ? A ceux de mon département ou de ma société ?». Déterminer l’urgence : il est nécessaire d’éliminer les « fausses urgences » (plus de 50% des demandes) en demandant la date limite réelle ou directement en proposant une date possible. L’objectif est de bannir le « dès que possible ». Il faut donc aussi apprendre à dire non, dépasser le sentiment de vouloir faire plaisir, et négocier respectueusement un délai acceptable. Et puisque les imprévus feront toujours partie de la vie professionnelle, un conseil majeur est de réserver, pour les absorber, du « temps joker »: 20% par semaine ou en moyenne 1h30 par jour (estimation dépendant des fonctions, des métiers, des secteurs d’activité, des saisons…). Les temps jokers sont des plages « libres », non allouées à une tâche particulière. Ils deviennent la bouffée d’oxygène qui permet d’absorber les contretemps sans « démolir » le reste de l’agenda. lire la suite

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