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Parcours certifiant Assistant(e) Secrétaire

Parcours certifiant Assistant(e) Secrétaire

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Ce cycle certifiant vous permettra de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d'assistant(e), en positionnant votre rôle dans l'organisation. Vous verrez comment gagner du temps dans la rédaction et la gestion de vos messages et comptes rendus de réunion. Enfin, vous découvrirez les principales fonctions du pack Office 2010 de Microsoft pour améliorer votre productivité quotidienne.


Inter
Intra
Sur mesure

Cours pratique en présentiel ou en classe à distance

Réf : KSS
Prix : 5010 € HT
  11j - 77h
Pauses-café et
déjeuners offerts
Prix remisé de 35% sur les cours composant ce parcours. Aucune autre remise applicable.




Ce cycle certifiant vous permettra de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d'assistant(e), en positionnant votre rôle dans l'organisation. Vous verrez comment gagner du temps dans la rédaction et la gestion de vos messages et comptes rendus de réunion. Enfin, vous découvrirez les principales fonctions du pack Office 2010 de Microsoft pour améliorer votre productivité quotidienne.

Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Exploiter les principaux outils bureautiques
  • Mettre en œuvre les méthodes et outils d'une bonne organisation
  • Entretenir des relations constructives
  • Améliorer la qualité des écrits
  • Assurer un classement efficace et pertinent

Public concerné
Ce cycle s'adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.

Prérequis
Aucune connaissance particulière.

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Modalités pratiques
Travaux pratiques
Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe.
Méthodes pédagogiques
Le stage OOA doit être suivi avant le stage ASS. Les stages CLA, CAT et PNR peuvent être suivis à n'importe quel moment dans le cycle.

Programme de la formation

Le métier d'assistant(e) et secrétaire

  • Positionner son rôle d'assistant(e) et secrétaire dans l'organisation.
  • Etre une force de proposition et se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
  • Démarche et outils de base de la gestion de son activité : lister les activités et déterminer le degré de priorité.
  • Définir efficacement ses priorités selon l'urgent et l'important.
  • Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.
  • Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique). Gérer l'agenda de son manager.
  • Organiser les réunions et manifestations professionnelles.
  • Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie.
  • Faire passer un message avec diplomatie. Formuler une critique de manière constructive et savoir dire non.
  • Gérer les tensions et les conflits.
Travaux pratiques
Test sur les capacités d'organisation. Identification des voleurs de temps et recherche de solutions. Elaboration de ses priorités ; construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion. Mises en situation sur cas de gestion de conflits.

Classer utile, rapide, efficace

  • Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
  • Les engagements et les objectifs personnels de chacun.
  • Rationaliser son espace de travail et réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do list, carte conceptuelle.
  • Organiser le classement sur ordinateur.
  • Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers informatiques et utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous.
  • L'archivage : gestion des documents, procédure de sécurité, contrôle des accès aux fichiers.
  • Découvrir la GED.
Travaux pratiques
Difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place. Plan d'action : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour élaborer son plan de classement.

Communiquer efficacement par mail

  • Définir son objectif de communication.
  • Proposer un contenu synthétique.
  • L'intention du message et la forme du message.
  • Structurer ses messages et organiser ses idées en plan.
  • Opter pour la bonne argumentation et hiérarchiser ses arguments.
  • Adopter un style pertinent et créer des titres clairs et percutants.
  • Privilégier les temps qui traduisent l'assertivité du rédacteur.
  • Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible.
  • Gérer sa messagerie : choisir judicieusement ses destinataires. Identifier le rôle de l'interlocuteur.
  • Stocker efficacement ses mails. Créer des dossiers et sous-dossiers de classement.
Travaux pratiques
Définir des plans. Travailler des messages : sujet, objectif, structure, argumentaire. Rédaction de messages. Manipuler les titres, les locutions, les temps, le vocabulaire, etc. Mise en pratique des techniques d'optimisation de la messagerie et des communications par email.

Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion

  • Qu'est-ce que la prise de notes ? Quels sont les rôles du compte rendu ?
  • Prendre des notes efficacement. Identifier votre objectif : informer, expliquer... Comprendre l'intérêt de vos lecteurs.
  • Pratiquer l'écoute active et sélective. Filtrer l'information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer.
  • Cartes heuristiques en tant qu'outil principal pour la prise de note.
  • Savoir abréger : constituer son système d'abréviations. Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations.
  • Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs.
  • Organiser les paragraphes. Ecrire un brouillon.
  • Présenter (objet, ordre du jour, présents, etc.) le compte rendu.
  • Rédiger les titres et sous-titres. Rédiger avec des phrases courtes et claires, en s'adaptant aux lecteurs.
Travaux pratiques
Simulation de réunions. Les participants prennent les notes associées et font une restitution au groupe. Débriefing collectif. Les participants réalisent le plan du compte rendu et font un premier brouillon qui sera progressivement transformé en compte rendu final.

Exploiter efficacement Word, Excel, PowerPoint, Outlook 2010

  • Prise en main du poste de travail.
  • Word : créer des documents professionnels.
  • Excel : maîtriser les tableaux.
  • PowerPoint : parfaire votre communication.
  • Outlook : communiquer efficacement.
Travaux pratiques
Créer un document modèle. Insérer et présenter un tableau. Effectuer des calculs, trier et filtrer. Créer et modifier efficacement une présentation PowerPoint. Personnaliser l'affichage d'Outlook. Utiliser les outils de suivi des messages, les règles automatiques. Organiser l'agenda.


Inclus
Blended
Accédez à votre rythme et à distance à un ensemble d’activités digitales à suivre avant la formation pour vous préparer et après pour consolider les connaissances acquises.

Solutions de financement
Pour trouver la meilleure solution de financement adaptée à votre situation : contactez votre conseiller formation.
Il vous aidera à choisir parmi les solutions suivantes :
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.


Horaires
En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.

Dates et lieux
Pour vous inscrire, sélectionnez la ville et la date de démarrage de votre choix (le premier cours de votre parcours).
Du 3 au 4 mars 2022
Classe à distance
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Du 3 au 4 mars 2022
Paris La Défense
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Du 12 au 13 mai 2022
Paris La Défense
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Du 12 au 13 mai 2022
Classe à distance
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Du 8 au 9 septembre 2022
Classe à distance
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Du 8 au 9 septembre 2022
Paris La Défense
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Du 17 au 18 novembre 2022
Paris La Défense
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Du 17 au 18 novembre 2022
Classe à distance
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